DỰ THẢO BIÊN BẢN HỌP BLL K9(C22)
Nội dung:
1_ Báo cáo quỹ K9(C22) đến ngày 10/11/2018:
a) Số quỹ còn tồn đầu năm là 69.324.000 đồng , trong đó : gửi hưởng lãi tại Cty 521 là 50.000.000 đồng , tiền mặt 19.324.000 đồng (Thắng lớp 5K9 giữ 18.724.000 đồng, Sanh lớp 6K9 giữ 600.000 đồng).
b) Tổng thu là 368.500.000 đồng . Trong đó:
_ Thu từ góp kinh phí họp mặt là 149.000.000 đồng (lớp 1 là 15 triệu, lớp 2 là 16 triệu, lớp 3 là 18 triệu, lớp 4 là 15 triệu, lớp 5 là 12 triệu, lớp 6 là 16 triệu, lớp 7 là 18 triệu, lớp 8 là 9 triệu, lớp 9 là 13 triệu, lớp 10 là 17 triệu).
_ Thu từ tài trợ là 179.500.000 đồng
_ Thu từ bán đấu giá là 30.000.000 đồng
_ Thu từ lãi tiền gửi là 10.000.000 đồng
c) Tổng chi là 290.543.500 đồng. Trong đó:
_ Chi trả tiền nhà hàng là 102.778.500 đồng
_ Chi mua áo + kỷ niệm chương + quà xổ số + tranh là 75.335.000 đồng
_ Chi các phần quà tặng thầy cô + các cháu + người thân + tài trợ là 85.100.000 đồng
_ Chi phục vụ cho hoạt động lễ hội là 9.800.000 đồng
_ Chi phúng viếng lễ tang là 17.530.000 đồng
d) Số quỹ còn tồn dến nay là 147.280.500 đồng , trong đó : gửi hưởng lãi tại Cty 521 là 50.000.000 đồng , tiền mặt 97.280.500 đồng (Thắng lớp 5K9 giữ 60.080.500 đồng, Sanh lớp 6K9 giữ 37.200.000 đồng).
2_ Giải quyết vấn đề tiền tồn quỹ:
2.a) Cần xác định số tiền tồn quỹ nhiều do:
_ Ban tổ chức sử dụng số tiền 100 triệu để tặng quà cho các thầy cô tham dự, kế hoạch là 25 thầy cô, tuy nhiên, số lượng thầy cô tham dự chỉ có 13 thầy cô.
_ Số tiền đấu giá bức tranh vân tay được mua với giá 30 triệu.
_ Số tiền tài trợ từ các lớp tăng bù đắp cho số lượng thành viên góp kinh phí
2.b) Thống nhất vẫn gửi số tiền tồn quỹ vào Công ty CP 521.
_ Giao cho anh Nguyễn Trí Lập ký khế ước vay vốn với Cty 521, số tiền 130 triệu, hàng tháng Cty 521 sẽ chuyển lãi về cho bạn Vũ Duy Sanh quản lý quỹ K9
_ Bạn Vũ Duy Sanh chịu trách nhiệm cập nhật báo cáo tài chính báo cáo "We Are K9"
3_ Một số vấn đề cần lưu ý về việc tổ chức:
(i) Vấn đề khách mời:
_ Thầy cô : xin các lớp lưu ý việc mời gắn liền với trách nhiệm đưa đón thầy cô, có như thế việc mời mới đảm bảo cho việc thầy cô đến tham dự.
_ Khách mời khác: đề nghị ghi trên thiệp mời là đại diện Ban liên lạc C16, C20, C21, C23 ..., để họ sắp xếp người đi tham dự, không nên ghi đích danh.
(ii) Vấn đề hiện vật trúng thưởng:
_ Chỉ nhận hiện vật gọn, nhỏ tại nơi tổ chức
_ Các hiện vật lớn, cồng kềnh, nên giao nhận bằng phiếu hoặc làm việc với bên cung cấp có thể chuyển hóa thành hiện kim hoặc giao hàng tại địa phương người trúng thưởng (nếu có chi nhánh tại địa phương đó).
(iii) Chụp hình:
_ Thiếu 1 tấm hình tập thể cả khóa 9
_ Nên chụp thêm nhiều hình cá nhân hoặc tốp 3, 4 người, mục đích để bộ phận kỹ thuật có thể cắt thành hình cá nhân sử dụng cho các việc khác sau này.
(iv) Điệu Viking "We Are K9"
_ Có 4 trống để gõ 4 từ : We , Are , K , 9
_ Thiếu phần tham gia của tập thể K9 : đứng lên, giang 2 tay hình chữ V, vỗ tay theo tiếng trống.
(v) Nội dung chính của chương trình:
_ Quá dài, khởi động trễ, anh chị em không tập trung
_ Cần lượt bớt các tiểu tiết
_ Không nên chụp hình chung toàn thể thầy cô với từng lớp mà chụp chung toàn thể thầy cô với toàn khóa mà thôi.
_ Các lớp có thể mời các thầy cô chụp hình tập thể với lớp mình trước hoặc sau tổ chức nghi thức lễ hội.
(vi) Quà tặng cho nhà tài trợ:
Không có mang hoa và quà tặng cho nhà tài trợ khi Ban tổ chức cám ơn nhà tài trợ trên sân khấu
(vii) Quà tặng cho các cháu và người thân:
_ Đã chuẩn bị đầy đủ phần quà tặng cho các cháu và giao về cho Ban liên lạc lớp trước khi tổ chức nghi lễ. Khi vinh danh các cháu, ban liên lạc lớp sẽ lên trao thưởng cho các cháu thuộc lớp mình.
_ Phần quà tặng cho người thân các bạn đã mất thì chưa thực hiện được ngay buổi lễ mà được thực hiện vào buổi họp tổng kết.
(viii) Nối vòng tay lớn:
Công tác chuẩn bị cho tiết mục nàu chưa tốt, thiếu người dẫn để di chuyển đoàn người khắp khán phòng, cũng có thể thời điểm khởi động trễ nên rất ít người tham gia, chỉ diễn ra trên sân khấu với thời gian rất ngắn, chưa đủ để chuyển tải thông tin về sự đoàn kết, gắn bó của mọi thành viên trong ngôi nhà K9.
(ix) Kỷ niệm chương:
Việc giao kỷ niệm chương cũng có vấn đề ..., còn yếu kém trong việc thông báo và phương án giao nhận, dẫn đến tình trạng người nhận, người không, đặc biệt là kém trân trọng khi tặng kỷ niệm chương cho các khách mời .
(x) Nộp kinh phí:
Đề nghị Ban liên lạc từng lớp hỗ trợ cho Ban tổ chức nộp sớm kinh phí tổ chức, tốt nhất là trước 1 - 2 ngày tổ chức họp mặt, tránh tình trạng gửi tiền trong khi đang tiến hành họp mặt, rất dễ nhầm lẫn và có những hình ảnh phản cảm dưới mắt nhiều người, nhất là nhân viên nhà hàng, thầy cô và các cháu.
Ban liên lạc K9(C22)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét